Stock confié au véhicule et encaissements, au même endroit
Vous savez ce qui a été chargé le matin et ce qui a été vendu, mais l’écart n’apparaît souvent qu’à l’inventaire mensuel. FieldSales enregistre chaque mouvement du stock du véhicule et chaque paiement sous forme de document : le stock et la caisse peuvent être contrôlés chaque jour, article par article et client par client.
Chaque mouvement est documenté
Le chargement fait passer le stock de l’entrepôt au véhicule, le déchargement le ramène, et les ajustements sont enregistrés avec un motif écrit. Chaque mouvement indique qui l’a saisi, le commercial ou le bureau, pour que les responsabilités soient claires. Le chargement d’un véhicule diminue le stock de l’entrepôt central et le déchargement l’augmente : aucun stock n’est compté deux fois.
Solde en direct par article et par véhicule
La quantité restante de chaque article dans chaque véhicule est recalculée à chaque changement : chargé moins vendu, plus les retours et les ajustements. Les responsables voient quel article ne correspond pas aujourd’hui, et non un seul chiffre inexpliqué en fin de mois. Les retours endommagés ou périmés sont séparés du stock vendable du véhicule.
Des reçus rattachés aux factures
Chaque encaissement en espèces, par virement ou par chèque donne lieu à un reçu numéroté qui peut être rattaché aux factures qu’il règle. Le solde et le relevé du client se mettent à jour immédiatement, et les plafonds de crédit alertent le commercial avant une vente à crédit qui les dépasserait.
Une image honnête du véhicule
La quantité restante est calculée à partir des documents, pas comptée. Elle montre ce qui devrait se trouver dans le véhicule et révèle les mouvements manquants. Un comptage physique en fin de journée, enregistré comme ajustement, boucle le contrôle. Nous le disons clairement, car un solde calculé n’est pas un comptage, et un responsable doit savoir lequel des deux il a sous les yeux.
FieldSales détecte-t-il les manquants dans le stock du véhicule ?
Il montre ce qui devrait se trouver dans chaque véhicule d’après les mouvements enregistrés, et signale les écarts, par exemple un article vendu au-delà de la quantité chargée. Un manquant physique réel apparaît quand vous comparez le solde calculé à un comptage physique et enregistrez la différence comme ajustement.
Un même reçu peut-il régler plusieurs factures ?
Oui. Un reçu peut être rattaché aux factures qu’il règle, et chaque facture indique le montant payé et le montant restant dû. Le relevé du client liste dans l’ordre les factures, les reçus et les retours, avec le solde progressif. Les responsables peuvent voir les encaissements par commercial et par mode de paiement sur n’importe quelle période.
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