برنامج عهدة سيارة المندوب ومطابقة المحمّل بالمباع
تعرف ما حمّلته صباحاً، وتعرف ما بِيع — لكن الفرق بينهما لا يظهر إلا في جرد آخر الشهر.
المشهد الذي تعالجه
سيارة تُحمَّل الساعة السابعة بأربعين صنفاً، وتعود السادسة مساءً. بين الوقتين: بيع، ومرتجع، واستبدال، وصنف أُعطي عيّنة، وصندوق نزل عند عميل ولم يُسجَّل. آخر الشهر يظهر العجز رقماً واحداً لا يعرف أحد أين وُلد.
كيف تعمل عندنا
ثلاث حركات فقط — واضحة ومعكوسة
تحميل (يخرج من مستودع الشركة إلى السيارة)، وتنزيل (يعود من السيارة إلى المستودع)، وتسوية (تصحيح موثّق بسببه). كل حركة تحمل من سجّلها: المندوب أم الإدارة — فالمسؤولية مكتوبة لا مستنتَجة.
رصيد لحظي لكل صنف في كل سيارة
المتبقّي في السيارة = ما حُمِّل ناقص ما بِيع، محسوباً لحظياً لكل صنف على حدة. فبدل رقم إجمالي غامض آخر الشهر، ترى اليوم أي صنف تحديداً لا يتطابق.
العهدة مربوطة بمخزون المستودع لا معزولة عنه
تحميل السيارة يخصم من المستودع المركزي، والتنزيل يعيد إليه. فلا يوجد مخزون «في الهواء» بين الاثنين، ولا صنف محسوب مرّتين.
اقتراح التحميل من واقع البيع لا من التخمين
محرّك التنبّؤ يقترح كمية تحميل كل صنف بناءً على بيع المنطقة. والاقتراح يُحفَظ مع حركة التحميل نفسها — فتستطيع لاحقاً مقارنة المقترَح بالمُباع بالمرتجع، وهو البرهان الوحيد على أن الاقتراح يستحقّ الثقة.
قياس الدقّة يقيس التنبّؤ لا كمية التعبئة
نحفظ رقمين منفصلين: التنبّؤ اليومي، وكمية التعبئة بعد إضافة الهامش وخصم ما في السيارة. قياس الدقّة يستعمل الأول — لأن قياس الثاني يجعل كل مندوب لا يُفرغ سيارته يظهر «ناقصاً»، فترفع التوصيات الهامش وتُملأ السيارات ببضاعة راكدة.
ما لا تفعله هذه الميزة
- المتبقّي رقم **محسوب** (المحمّل ناقص المُباع)، وليس ناتج جردٍ فعليّ للسيارة. أي أن النظام يُظهر ما ينبغي أن يكون في السيارة، ويكشف اختلال الحركات — لكنّه لا يعرف وحده أن صندوقاً اختفى فعلياً حتى تُسجَّل الحركة المقابلة أو تسوية موثّقة.
- لا يوجد في التطبيق حتى الآن شاشة جرد فعليّ للسيارة يُدخل فيها المندوب العدّ اليدوي آخر اليوم فيُقارَن بالمحسوب آلياً. من يريد ذلك اليوم يستعمل أداة جرد العهدة المجانية على الموقع أو نموذج العهدة، ويسجّل الفرق تسويةً.
كيف أعرف ما تبقّى في سيارة كل مندوب الآن؟
شاشة مخزون السيارة تعرض لكل مندوب رصيد كل صنف لحظياً: المحمّل والمُباع والمتبقّي. لا تنتظر آخر اليوم ولا آخر الشهر.
هل يستطيع المندوب تعديل عهدته بنفسه؟
الحركة تُسجَّل موسومة بمن أنشأها — مندوباً كان أم إدارة. فالتسويات التي أجراها المندوب مرئية ومنفصلة عن تسويات الإدارة، وهذا هو أساس المساءلة.
هل يكشف النظام العجز في العهدة؟
يكشف اختلال الحركات: صنف بِيع أكثر ممّا حُمِّل، أو تنزيل لا يطابق المتبقّي. أمّا العجز المادي الحقيقي فيحتاج جرداً فعلياً للسيارة تُدخِله وتقارنه بالمحسوب — ولذلك وفّرنا أداة جرد عهدة مجانية ونموذجاً جاهزاً.
ماذا يحدث للبضاعة التي تعود آخر اليوم؟
تُسجَّل حركة تنزيل فتعود لمخزون المستودع المركزي وتخرج من عهدة المندوب — بحركة واحدة موثّقة لا بقيدين منفصلين قد يختلّان.
ما الفرق بين عهدة الأصول وعهدة بضاعة المندوب؟
عهدة الأصول ما تسلّمه الشركة للموظف ليستعمله ثم يعيده، كالجوال والطابعة والسيارة نفسها، وتُتابَع بالقطعة. أما عهدة بضاعة المندوب فهي الأصناف المحمّلة في سيارته للبيع، وتتغيّر مع كل فاتورة ومرتجع وتنزيل، فتُتابَع بالكمية لكل صنف يوماً بيوم. وهذه الميزة تخصّ عهدة البضاعة، ولا تدير عهدة الأصول.
كم صنفاً يستطيع النظام تتبّعه في السيارة الواحدة؟
لا حدّ عملي. الرصيد يُحسب لكل صنف على حدة، وموزّعو قطع الغيار وكثافة الأصناف هم أكثر من يحتاج ذلك.