برنامج تحصيل المناديب: سند قبض من جوال المندوب مربوط بفواتير العميل
المندوب استلم المبلغ عند العميل، لكن أي فاتورة سُدّدت؟ وكم بقي على العميل؟ وكم نقداً بيد المندوب لم يورّده بعد؟
المشهد الذي تعالجه
آخر الشهر يتصل العميل محتجّاً: دفعتُ للمندوب مرتين وما زال الكشف يطالبني. عند المندوب إيصالات ورقية بخط اليد، وعند المحاسب دفعات مسجّلة على الحساب جملةً بلا فاتورة، وفي جيب المندوب نقد لم يُورَّد. لا أحد يكذب بالضرورة، لكن لا أحد يملك ورقة تقول أي فاتورة سُدّدت ومتى.
كيف تعمل عندنا
سند القبض يصدر من جوال المندوب عند العميل
يفتح المندوب صفحة العميل فيرى رصيده وحدّه الائتماني وفترة سداده، ثم يصدر سند القبض نقداً أو تحويلاً أو شبكة أو شيكاً، ويرفق صورة الحوالة أو الشيك، ويطبع السند حرارياً للعميل في مكانه.
السند مربوط بالفاتورة التي يسدّدها
يرى المندوب فواتير العميل الآجلة المفتوحة بتواريخها ومتبقّيها، ومنها ما أصدره مندوب آخر للعميل نفسه، ويوزّع المبلغ عليها بيده أو بضغطة توزيع على الأقدم، ولا يصدر السند حتى يوزَّع كاملاً ما دامت للعميل فواتير مفتوحة. والسند الذي يصل الخادم بلا توزيع، كسند فُتح والشبكة مقطوعة، يكمّله الخادم على أقدم الفواتير، والفائض عن مديونية العميل يبقى رصيداً دائناً له.
الورقة تقول «مقابل الفاتورة رقم…»
سند القبض المطبوع، حرارياً أو بصيغة A4، يحمل رقم الفاتورة التي هو مقابلها ومبلغ كل فاتورة عند التعدد والفائض رصيداً دائناً، من الروابط التي خزّنها الخادم لا من شاشة الجوال. والسند الملغى يُطبع موسوماً «سند ملغى»، وإلغاؤه يعيد المبلغ إلى فواتيره.
رصيد العميل يتحدّث لحظة القبض
يُقيَّد السند في حساب العميل وينقص متبقّي كل فاتورة سدّدها في المعاملة نفسها، فيصدر كشف حساب العميل من جوال المندوب صحيحاً بعد القبض مباشرة، ويُشارَك ملف PDF.
يعمل دون اتصال، وبلا تكرار
يُلتقط السند دون اتصال بمفتاح تفرّد يولَّد في الجهاز، ويُطبع للعميل، ثم يُرفع عند عودة الشبكة، فإعادة الرفع مهما تكررت لا تنتج سندين. وإن فُتح السند والشبكة مقطوعة فلا تظهر قائمة الفواتير المفتوحة لأنها تأتي من الخادم، فيُطبع السند بعبارة صريحة أن الفاتورة تُحدَّد عند المزامنة، ثم يربطه الخادم بأقدم الفواتير.
عهدة التحصيل: كم بيد المندوب لم يورّده
رصيد التحصيل لكل مندوب هو مجموع سنداته السارية ناقصاً ما استلمته الإدارة منه. وتسجّل الإدارة كل استلام بطريقته، نقداً أو تحويلاً أو شبكة أو شيكاً، مع صورة إيصاله، فيعرف المدير كم نقداً لم يُورَّد عند كل مندوب، ويمكن إظهار هذا الرصيد للمندوب نفسه في تطبيقه.
صلاحية لكل مندوب، وعزل للعملاء
صلاحية إصدار سند القبض وصلاحية إلغائه تُمنحان لكل مندوب على حدة. وإن فُعّل عزل العملاء في شركتك فلا يحصّل المندوب إلا من العملاء المُسندين إليه.
ما لا تفعله هذه الميزة
- حدّ الائتمان تنبيه لا منع: الفاتورة الآجلة التي تتجاوز حدّ العميل تصدر، وتُنبَّه الإدارة فوراً. ومن أراد المنع يسحب صلاحية البيع الآجل من المندوب نفسه.
- لا يوجد في المنصة اليوم تقرير أعمار ديون بشرائح زمنية. يرى المندوب رصيد العميل وحدّه وفترة سداده وفواتيره المفتوحة بتواريخها، وتعرض التقارير الأرصدة ومن تجاوز حدّه، ولحساب الشرائح أداة مجانية على الموقع.
- السند الصادر والشبكة مقطوعة لا يرى قائمة الفواتير المفتوحة، فيربطه الخادم بأقدم الفواتير عند الرفع لا بفاتورة يختارها المندوب.
- رصيد التحصيل عند المندوب يقوم على ما تسجّله الإدارة من استلام؛ نقدٌ سلّمه المندوب ولم يُسجَّل استلامه يبقى في رصيده.
- في الشركة السعودية المفعّل لها الربط مع منصة فاتورة لا يُوزَّع السند على فاتورة قياسية لم يُحسم وضعها لدى المنصة بعد.
كيف يربط المندوب سند القبض بالفاتورة؟
عند إصدار السند يرى المندوب فواتير العميل المفتوحة بتواريخها ومتبقّيها ويوزّع المبلغ عليها كاملاً، بيده أو بضغطة على الأقدم، والسند الذي فُتح والشبكة مقطوعة يربطه الخادم بأقدم الفواتير. ويُطبع على السند «مقابل الفاتورة رقم…» ومبلغ كل فاتورة، فيعرف العميل والمحاسب أي فاتورة سُدّدت دون الرجوع إلى الدفاتر أو الاتصال بالمندوب.
ماذا لو دفع العميل أكثر من فواتيره المفتوحة؟
يُقبل المبلغ كاملاً، ويُوزَّع على الفواتير المفتوحة حتى تُسدَّد، ويبقى الفائض رصيداً دائناً للعميل يظهر في كشف حسابه ويُطبع على السند نفسه. فلا يضيع المبلغ، ولا يُسجَّل دفعةً بلا مرجع يختلف عليها العميل والمحاسب آخر الشهر. ويظهر الرصيد في بطاقة العميل على جوال المندوب في زيارته التالية.
هل يصدر المندوب سند قبض دون إنترنت؟
نعم، في كل الأسواق، ومنها الشركات السعودية المفعّل لها ربط المرحلة الثانية مع منصة فاتورة. يُلتقط السند في الجهاز بمفتاح تفرّد ويُطبع للعميل، ثم يُرفع تلقائياً عند عودة الشبكة دون أن يتكرّر. وإن فُتح والشبكة مقطوعة فلا تظهر قائمة الفواتير المفتوحة لأنها تأتي من الخادم، فيربطه الخادم بأقدم الفواتير عند الرفع.
كيف أعرف كم نقداً بيد المندوب لم يورّده؟
من رصيد التحصيل لكل مندوب: مجموع سنداته السارية ناقصاً ما سجّلت الإدارة استلامه منه. وكل استلام يُسجَّل بطريقته، نقداً أو تحويلاً أو شبكة أو شيكاً، مع صورة إيصاله. ويمكن إظهار الرصيد للمندوب في تطبيقه، فيتطابق ما في جيبه مع ما في دفتر الشركة كل يوم.
هل يمنع النظام البيع الآجل لعميل تجاوز حدّه؟
لا يمنع الفاتورة، بل ينبّه الإدارة فوراً حين تصدر فاتورة آجلة تتجاوز حدّ العميل، ويعرض تقرير الأرصدة من تجاوز حدّه. ومن أراد المنع يسحب صلاحية البيع الآجل من المندوب فيبيع نقداً فقط. ويرى المندوب رصيد العميل وحدّه قبل أن يبيع.