برنامج مناديب يدعم ربط المرحلة الثانية مع منصة فاتورة (هيئة الزكاة والضريبة والجمارك)
منشأة تطلب فاتورة ضريبية تمرّ على منصة فاتورة قبل تسليمها، والمندوب واقف عند بابها والبضاعة في سيارته.
المشهد الذي تعالجه
موزّع مواد غذائية وصله إشعار الهيئة بالربط. بعض عملائه أفراد تكفيهم الفاتورة المبسّطة، وأكثرهم سلاسل ومحلات مسجّلة تطلب فاتورة ضريبية باسمها ورقمها الضريبي لتخصم ضريبة مدخلاتها. وسؤاله الحقيقي ليس «هل ترتبطون؟» بل: هل يقف مندوبي عند كل باب ينتظر المنصة، وماذا يسلّم العميل إن تأخّر ردّها؟
كيف تعمل عندنا
بيانات المنشأة تُفحص قبل أي ربط
يبدأ مدير الشركة من تبويب الفوترة الإلكترونية في إعدادات الشركة بإدخال بيانات المنشأة كما في السجل التجاري: الاسم القانوني، والرقم الضريبي، ونوع معرّف المنشأة، والعنوان الوطني، والرقم المميّز لعضو المجموعة الضريبية إن كانت المنشأة ضمن مجموعة. تُفحص صيغة كل حقل عند إدخاله، ولا تبدأ خطوة الربط والبيانات ناقصة.
وحدة ربط في بيئة المحاكاة أولاً، ثم في الإنتاج
ينشئ المدير وحدة ربط ويختار بيئتها: المحاكاة لتجربة المسار كاملاً دون أثر على فواتيرك الحقيقية، ثم الإنتاج. ويلصق رمز تحقق (OTP) يولّده من بوابة فاتورة بحساب منشأته، فيولّد النظام مفتاح التوقيع وطلب الشهادة، ويجتاز فحوص الامتثال على الفاتورة والإشعار الدائن والإشعار المدين بنوعيها القياسي والمبسّط، ثم يستلم شهادة الإنتاج.
التفعيل بعد جاهزية كل شيء، ولا رجوع عنه
لا يكتمل التفعيل إلا بوحدة إنتاج شهادتها سارية، وبيانات منشأة مكتملة، وعملة فوترة بالريال السعودي، وبعد أن يزامن كل مندوب نشط جهازه فلا يبقى في الطريق مستند معلّق. ومن لحظة تفعيل المرحلة الثانية يُختم كل مستند ضريبي ويُرسل إلى المنصة، ولا عودة بعدها إلى المرحلة الأولى.
القياسية تمرّ على المنصة قبل تسليمها، والمبسّطة تُختم وتُبلَّغ
يحدّد النظام نوع الفاتورة من بطاقة العميل: المنشأة والجهة الحكومية والعميل الذي له رقم ضريبي أو سجل تجاري تصدر له فاتورة ضريبية قياسية، والفرد تصدر له فاتورة مبسّطة. القياسية تُرسل إلى منصة فاتورة لحظة الإصدار، وينتظر التطبيق ردّها ثم يطبعها بالرمز الذي أعادته المنصة. والمبسّطة يختمها خادمنا ويرقّمها فتُطبع فوراً، ثم تُبلَّغ إلى المنصة تلقائياً ضمن مهلة الإبلاغ التي تحددها الهيئة.
إن تأخّر ردّ المنصة: سند تسليم الآن، والفاتورة بعد حسمها
إن لم يصل ردّ المنصة على فاتورة قياسية، لا تُطبع ورقة باسم فاتورة ضريبية عن مستند لم يُحسم، بل يُسلَّم العميل سند تسليم مكتوب عليه أنه ليس فاتورة ضريبية، ويعيد النظام الإرسال تلقائياً بفواصل متزايدة حتى تُحسم الفاتورة فتصير جاهزة للطباعة والمشاركة. وإن رفضت المنصة فاتورة قياسية أُبطلت في النظام في المعاملة نفسها، ووصل الشركةَ إشعار لتصحّح البيانات وتصدر بديلها.
المرتجع إشعار دائن مرتبط بفاتورته الأصلية
بعد الربط لا يُلغى مستند ضريبي، بل يصدر عنه إشعار دائن يحمل رقم الفاتورة الأصلية وبنودها كما صدرت، ولا تتجاوز كمية كل صنف فيه ما بِيع منه ناقصاً ما أُرجع قبله. فلا مرتجع بلا فاتورة أصل، ولا إشعار يردّ للعميل ما لم يشتره.
متابعة كل مستند ضريبي، وتجديد الشهادة قبل انتهائها
شاشة متابعة المستندات الضريبية تعرض لمدير الشركة ما وصل المنصة، وما زال قيد الإرسال، وما تأخّر أو تجاوز مهلة الإبلاغ، وما يحتاج تدخلاً، مع آخر رسالة أعادتها المنصة لكل مستند، وإعادة الإرسال حيث تجوز. ويعرض تبويب الربط الأيام المتبقية على انتهاء شهادة الوحدة ليجدّدها المدير برمز تحقق جديد من بوابة فاتورة.
| المرحلة الأولى (الإصدار) | المرحلة الثانية (الربط والتكامل) | |
|---|---|---|
| الهدف | إصدار الفاتورة وحفظها إلكترونياً بصيغة منظمة | ربط نظام الفوترة بمنصة فاتورة ومرور المستندات عليها |
| الختم | رمز QR على الفاتورة | ختم تشفيري بشهادة وحدة الربط وترقيم متسلسل على الخادم |
| الفاتورة القياسية بين المنشآت | تُسلَّم للمشتري مباشرة | تمرّ على المنصة قبل تسليمها |
| الفاتورة المبسّطة | تُطبع وتُسلَّم | تُطبع وتُسلَّم ثم تُبلَّغ إلى المنصة ضمن مهلة الإبلاغ |
| الاتصال لحظة الإصدار | لا يلزم | يلزم للفواتير والمرتجعات |
ما لا تفعله هذه الميزة
- في الشركة المفعّل لها الربط تحتاج الفواتير (القياسية والمبسّطة) والمرتجعات اتصالاً لحظة الإصدار. وتبقى سندات القبض والزيارات وإضافة العملاء متاحة دون اتصال.
- الربط للشركات السعودية وحدها، وعملة الفوترة فيه الريال السعودي.
- يُفتح تبويب الربط لشركتك بطلب منك، ثم يُجري مدير الشركة خطواته بنفسه. المشرف والمحاسب لا يريان التبويب، ورمز التحقق تولّده منشأتك من بوابة فاتورة بحسابها لدى الهيئة، ولا نستطيع توليده عنها.
- التفعيل لا رجوع عنه: بعده لا يُلغى مستند ضريبي، بل يُصحَّح بإشعار دائن.
- لا يُوزَّع سند قبض على فاتورة قياسية لم يُحسم وضعها لدى المنصة بعد.
- شاشة المتابعة تعرض نافذة آخر سبعة أيام أو ثلاثين يوماً، لا كل مستندات الشركة.
- الهيئة لا تعتمد ولا تصادق مزوّدي البرمجيات، فلا ندّعي اعتماداً منها ولا شراكة رسمية معها.
ما هي المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟
هي مرحلة الربط والتكامل: تربط المنشأة نظام فوترتها بمنصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. تُختم كل فاتورة تشفيرياً بشهادة وحدة الربط، وتمرّ الفاتورة القياسية بين المنشآت على المنصة قبل تسليمها للمشتري، وتُبلَّغ المبسّطة إلى المنصة ضمن مهلة الإبلاغ التي تحددها الهيئة. أما المرحلة الأولى فإصدار الفاتورة إلكترونياً برمز QR دون ربط.
من يلزمه ربط المرحلة الثانية؟
تحدّد الهيئة المنشآت المطالَبة بالربط من المسجّلين في ضريبة القيمة المضافة، وتُشعر كل منشأة مستهدفة مسبقاً. فإن وصلك إشعار الهيئة فاربط نظام فوترتك قبل الموعد المذكور فيه، وراجع مستشارك الضريبي إن لم تتأكد من شمول منشأتك. وفي Field Sales يُجري مدير الشركة خطوات الربط بنفسه من إعدادات الشركة.
هل تعتمد الهيئة برامج الفوترة مثل Field Sales؟
لا تعتمد الهيئة ولا تصادق مزوّدي البرمجيات، فلا ندّعي اعتماداً منها ولا شراكة رسمية معها. ما نقوله بدقة: ندعم ربط المرحلة الثانية مع منصة فاتورة، فيمرّ كل مستند ضريبي لشركتك المفعّل لها الربط على المسار الذي تحدده الهيئة، وتتابع حالته من شاشة المتابعة.
هل يصدر المندوب فاتورة دون إنترنت بعد تفعيل الربط؟
لا. بعد تفعيل ربط المرحلة الثانية يختم الخادم كل فاتورة ويرقّمها، فتحتاج الفواتير القياسية والمبسّطة والمرتجعات اتصالاً لحظة الإصدار، ويرى المندوب ذلك قبل أن يبدأ الفاتورة. أما سندات القبض وتسجيل الزيارات وإضافة العملاء الجدد فتبقى متاحة دون اتصال، وتُرفع تلقائياً عند عودة الشبكة.
ماذا أجهّز من بيانات العملاء المنشآت قبل الربط؟
الفاتورة القياسية تحمل بيانات المشتري، فجهّز لكل عميل منشأة اسمه القانوني ورقمه الضريبي أو سجلّه التجاري، وعنوانه الوطني بالشارع ورقم المبنى والرمز البريدي والحي والمدينة. ويصنّف النظام العميل منشأةً متى وُجد رقمه الضريبي أو سجلّه، ويعرض العملاء الناقصة بياناتهم، ويستطيع المندوب إكمال الفارغ منها من الميدان.